転職してからもそうだけど会社の会議ってもっと効率よく効果を出していった方が良いと思う！
以前の会社の時もそうだけど、会議やミーティングって人数を使ってやっているのに人数分お時間だけは使っているのに結果なにができるようになったの？？
って思っていて80％の人が発言しない、決まった事が実行されているのか確認されていない、何かあったからとりあえずミーティングなど本当に必要なのか疑問なところがかなりありました。
８月に転職することをきっかけに自分がスキルアップしていないと、期待値に自分がなっていないと恥ずかしいなと思いました。そこでひとつの本を買ってみたところ、それが物語り形式なんですがわかりやすくて実践しやすいなと思い今の会社で発表しました！
第２回に分けますが初回は今実践できることを発表したので自分のブログにもまとめたいと思います。
ちなみに購入した本はこちら（amazonへリンクしています）
会社ではスライドで発表したんですけど、ここではざっくり何で変えようとしているのかとまずはなにをやっていこうとしているのかをまとめときたいと思います。
ただ第一弾は今から実践できることでもうやっているよと言う簡単なことかもしれませんが個人的なメモですのでそこらへんは流してください。。
- なんのための会議かそして何を決めなければならないのかを明確に
- 会議の時間も生産をしていなければ業務とは言えません、毎週定例だからやっているや、何か問題がありそうだからとりあえず集まるでは効率的な生産ができるわけがありません。
- その会議で何ができるのか？それを明らかにして取り組むほうが意識が統一されます。
- 例えば定例会議は定期的な期間に発生したことの周知や進捗の確認だったりします。発表だけでなく参加者やまたはチーム内に周知できて初めて意味のある会議だったことになります。
- なんか問題ありそうだからだからミーティング。。。これは何かを明らかにする目的ですね。
- 事前にアジェンダの共有や資料の共有をしておく
- その会議に参加する人たちが何を話すのかわかっていないのに参加している場合も今まで見てきました。。私もなぜ参加しているのかわからない会議もありました。参加するにあたりの意識や準備を事前に共有することにより高めることができるかもしれません。
- 事前に資料を共有できない場合は、会議のはじめに資料の黙読をする時間を設けるといいかもしれません。
- その会議で決めることをはじめに明らかにし時間を明確に
- 何か問題があるから会議を開いたら、その何かを発見するのがその会議になりその調査や解決方法はその会議に含めないほうがいいでしょう。憶測や情報不足の仮説が飛び交うことになるかもしれないので、解決策の議論という形で別の時間を儲けるほうが効率的です。
- タイムキーパーを設けよう
- 時間を決めて会議をするのはもちろんなのですが、その会議のセクションごとにも時間を決め管理する人を設けましょう。時間の管理をするそしてそれを口に出して発信することで、その時間内で考えたり結果を出すことをしようとします。期限の決めていないタスクでは想定される時間よりオーバーすることは目に見える現実かと思います。
- 最後に決めたことを復唱し議事録にも最後に書きましょう
- 会議中のセクションごとに決定されたことはあると思いますが、終わった時点で参加者の認識があっているとは限りません。聞き漏れてしまっている人や忘れてしまっている人もいるかと思います。
- 会議の最後に決まったことを復唱することにより、思い出したり、認識したりする人がいます。そうすればその時に全員の認識が統一されます。
- 復唱には何をいつまでに誰がやるかを明確にしましょう。
- 決まったこと（認識したこと）
- 対応があればいつまでに
- 対応があれば誰が行うのか
- そして議事録の最後に書くことにより確認の際や次回に最後だけ見ればよくなり確認が早いです。なぜそうなったかわからなければ議事録の内容を確認すればいいだけです。
と、個人的な見解もしながら私はこれを実践して言ってます。まだまだ効果は？な部分もありますが以前よりも向上しているのは明らかだと思います。
今やっていることはこの本の半分以下ですがファシリテーションができるように続けていこうと思います。
コメント
コメントを投稿